INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES ÉTUDIANTS ET DES CANDIDATS À L'INSCRIPTION
Protection des données personnelles
A partir du 25 mai 2018, le règlement (UE) 2016/679, dit » Règlement Général sur la Protection des Données » (RGPD), est pleinement opérationnel. Le règlement est directement applicable et contraignant dans tous les États membres et ne nécessite pas de loi nationale de transposition, à l’exception de certains domaines sur lesquels il renvoie, déroge ou nécessite l’intégration réglementaire des différents États. Avec le décret législatif n° 101 du 10 octobre 2018, le législateur italien a adapté les règles contenues dans le décret législatif n° 196 du 30 juin 2003 (code de protection des données personnelles) au GDPR. L’Università della Valle d’Aosta – Université de la Vallée d’Aoste, consciente de l’importance d’adopter des politiques de protection des données personnelles traitées dans l’exercice de ses missions institutionnelles, s’engage à effectuer le traitement en application des principes de licéité, d’équité, de transparence, de limitation des finalités, de minimisation des données, d’exactitude, de limitation du stockage, d’intégrité, de confidentialité et de responsabilité. L’Université a également initié une série d’activités pour assurer l’adaptation de ses procédures et règlements aux nouvelles obligations réglementaires et pour assurer la conformité avec le GDPR avec le soutien consultatif du Délégué à la protection des données (DPD).
Titulaire du traitement des données
Le Titulaire du traitement est l’Università della Valle d’Aosta – Université de la Vallée d’Aoste, dont le siège est situé Chemin Cappuccini n. 2/A, 11100 Aoste, tél. (+39) 0165/1875200, représentée par le Recteur.
Les coordonnées du titulaire sont les suivantes:
Pour le Rectorat
le Recteur ou son délégué expressément désigné
Pour le Rectorat
- le Directeur général pour les activités relevant de la compétence de la Direction générale
- les Directeurs des secteurs pour les activités relevant de leurs compétences respectives ;
Pour les activités d’enseignement et de recherche
- les chefs des départements d’enseignement et de recherche et les chefs des Centres;
- les responsables des autres types de structures.
Délégué à la protection des données
Le délégué à la protection des données (DPD) est une personnalité spécialisée qui assiste le responsable du traitement et assure la liaison avec le contrôleur de la protection des données et le garant des personnes concernées.
Le délégué à la protection des données (DPD) de l’Università della Valle d’Aosta – Université de la Vallée d’Aoste est un professionnel externe, expert en matière de protection des données personnelles.
Les coordonnées du DPD sont les suivantes 42 LawFirm Srl Società tra Avvocati – Via Vitruvio 1, 20124 Milano
Courriel : rpd@univda.it
Les principales tâches du DPD sont les suivantes
- conseil en matière de protection des données personnelles;
- conseil en matière de protection des données personnelles;
- formation et sensibilisation du personnel;
- supervision des enquêtes sur les cas conformément aux articles 15 et suivants du règlement (UE) 2016/679 ;
- supervision des cas de violation de données à caractère personnel, conformément à l’article 33 du règlement (UE) 2016/679 ;
- la supervision du système de gestion de la protection des données traité par l’Université.
Pourquoi ces informations?
Ces informations sont fournies conformément aux articles 13 et 14 du Règlement général sur la protection des
données personnelles (Règlement UE n° 2016/679 ou GDPR), en ce qui concerne le traitement des données à caractère
personnel des utilisateurs qui s'inscrivent et des étudiants inscrits à un parcours de formation à l'Università della Valle
d’Aosta – Université de la Vallée d’Aoste (UNIVDA).
Le traitement de vos données personnelles se fonde sur les principes d'exactitude, de licéité, de transparence, de pertinence
et de responsabilité et pourra être effectué à l'aide de supports informatiques de toute façon aptes à garantir leur
sécurité et leur confidentialité et, dans tous les cas, par l'utilisation de procédures qui évitent le risque de perte,
de détournement, d'accès non autorisé, d'utilisation illicite, de modification et de diffusion non souhaitées, dans
le respect des règles applicables et du secret professionnel.
Responsable du traitement
Qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles ?
L'Université de la Vallée d'Aoste – Università della Valle d'Aosta, dont le siège est Chemin Cappuccini n. 2/A, 11100 Aoste,
tél. (+39) 0165/1875200
Pec: protocollo@pec.univda.it
Email: info@univda.it
Délégué à la protection des données
Qui supervise la protection de vos données personnelles?
42 LawFirm S.r.l Società tra Avvocati
Email: rpd@univda.it
Objectif du traitement
Dans quel but traitons-nous vos données personnelles?
Les données que vous fournissez sont traitées exclusivement à des fins liées à l'accomplissement des missions institutionnelles d'intérêt public de l'Université :
- Finalités liées à la gestion de la carrière universitaire et des relations juridiques et économiques :
- la gestion des procédures d'admission aux cours dont le nombre d'étudiants est programmé;
- la participation aux épreuves d'admission aux cours et procédures d'évaluation de la préparation initiale ;
- le préinscription et inscription pour l'accès aux cours et aux activités de formation, quelle que soit leur dénomination ;
- gestion de votre parcours universitaire, y compris la délivrance du diplôme et de tout autre certificat final ;
- la réponse aux demandes d'information transmises à l'Université et l'envoi d'avis relatifs aux pratiques administratives ;
- le calcul du montant des droits dus et, en général, l'utilisation des avantages économiques (par exemple, les prix, les bourses, l'allocation dite de 150 heures) ;
- la mobilité internationale ;
- la participation éventuelle à des projets de recherche ou à d'autres activités compatibles avec les objectifs institutionnels de l'Université ;
- la gestion des procédures liées aux élections des représentants des étudiants et à l'exercice éventuel de fonctions liées au mandat électif exercé par l'intéressé au sein des organes de l'Université ;
- la gestion des procédures disciplinaires à l'encontre des étudiants ;
- la fourniture des services informatiques et télématiques de l'Université (courrier électronique, plates-formes numériques et services d'enseignement à distance par l'intermédiaire de Microsoft Teams, etc. ) ;
- la délivrance et la gestion des outils d'identification mis à la disposition des étudiants et/ou des utilisateurs afin d'assurer le contrôle de l'accès physique aux salles de cours, aux laboratoires et aux espaces de l'Université ;
- l'organisation de l'enseignement, des examens, des examens diplômants et de tout autre certificat final ;
- l'utilisation des services de la bibliothèque;
- l'activation et la gestion des stages curriculaires et extrascolaires, y compris dans les institutions affiliées ;
- l'utilisation de services ou d'installations supplémentaires (par exemple, le logement dans la Résidence étudiante) ;
- la gestion des réclamations ;
- la vérification de l'exactitude des auto-certifications effectuées conformément au décret du Président de la République n° 445/2000 ;
- les enquêtes statistiques et d'évaluation relatives à l'enseignement et à l'amélioration des services ;
- archivage dans l'intérêt public, recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ;
- utilisation de services pour les étudiants handicapés (chroniques ou temporaires) et/ou souffrant de troubles spécifiques de l'apprentissage;
- utilisation d'installations et de services pour protéger la maternité ;
- fourniture de services pour les étudiants en détention ou soumis à une restriction de leur liberté personnelle.
- Autres finalités institutionnelles:
- communication, activation et gestion d'initiatives visant à l'attribution de bourses, prix, distinctions et événements d'intérêt public, y compris par la communication des Données à des entités privées et publiques et à des consortiums interuniversitaires ;
- communication de données relatives à la carrière universitaire et d'autres données personnelles pertinentes, à l'exclusion de celles appartenant aux catégories spéciales de données personnelles visées aux articles 9 et 10 du RGPD à des fins de recherche statistique promue par d'autres organismes publics ;
- la communication et ldiffusion par le biais de listes papier ou électroniques, également à des parties privées, de données relatives aux résultats scolaires, intermédiaires et finaux et d'autres données personnelles pertinentes à des fins d'orientation, de formation et de placement professionnel (job placement).
Base légale pour le traitement
Quelles sont les conditions préalables à la licéité du traitement de vos données personnelles ?
Les données à caractère personnel peuvent être collectées auprès de la personne concernée (par exemple, parce qu'elles sont fournies par l'étudiant lors de son inscription ou dans le cadre du programme d'études, ou de la demande de services spécifiques) ou auprès de tiers (par exemple, en cas de transfert de l'étudiant d'une autre université ou en cas de communications d'autres institutions publiques) et sont traitées par l'Université dans les limites fixées par la loi et les règlements, sur la base d'au moins une des conditions suivantes (base juridique en vertu de l'article 6 du GDPR) :
- le traitement est nécessaire à l'exécution des missions institutionnelles d'intérêt public dévolues à l'Université (dans le but de gérer la relation pédagogique et administrative avec l'étudiant, également en ce qui concerne les services spécifiques demandés par l'étudiant et pour toute autre finalité liée à la fourniture de services d'éducation, de formation, d'orientation et d'aide à l'entrée dans le monde du travail);
- le traitement est nécessaire à l'exécution d'obligations découlant d'un contrat avec l'étudiant ou de la législation en vigueur ; ainsi que sur la base du consentement de l'étudiant, le cas échéant.
Base juridique du traitement:
à des fins liées à la gestion de la carrière universitaire et des relations juridiques et économiques :
- art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD : le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée
- art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD : le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis
- art. 6 par. 1, lettre e) du GDPR le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou dans le cadre de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
à d'autres fins institutionnelles 2 a) b) c) :
- art. 6 par. 1 lettre a) du GDPR la personne concernée a exprimé son consentement au traitement de ses données personnelles pour le traitement de données à caractère personnel appartenant à des catégories particulières (données sensibles) aux fins visées au paragraphe 1, point f), u) et v) :
for the processing of personal data belonging to special categories (sensitive data) for the purposes set out in paragraph 1(f), (u) and (v):
- Art. 9 par. 2 lettre g) du GDPR le traitement est nécessaire pour des raisons d'intérêt public important sur la base du droit de l'Union ou de l'État membre.
Aux fins visées au paragraphe 1, point t)
- Art. 9, par. 2, lettre j), du GDPR, le traitement est nécessaire à des fins d'archivage dans l'intérêt public, de recherche scientifique ou à des fins statistiques.
Pour le traitement des données judiciaires aux fins visées au point 1 w) :
Article 10 du GDPR en ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions.
Le consentement au traitement des données, le cas échéant, est donné dans le profil de l'utilisateur dans la section "Modifier les données personnelles - Contacts - Consentement à la politique de confidentialité" du secrétariat en ligne (système Web ESSE3) et, pour les données faisant l'objet d'une diffusion uniquement, à la présence simultanée du consentement au traitement des données. Cette autorisation peut être révoquée à tout moment, sans remettre en cause les traitements qui ont eu lieu avant la révocation, de manière indépendante, en agissant sur son profil d'utilisateur dans la section "Modifier les données personnelles - Contacts - Consentements à la politique de confidentialité" du secrétariat en ligne (système web ESSE3).
Données personnelles traitées
Quels sont les types de données traitées?
Les données à caractère personnel (entendues comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement) traitées par l'Université sont les suivantes :
- les données communes relatives à l'étudiant ou aux membres de sa famille ou ses cohabitants, telles que les données d'identification y compris le prénom, le nom, le sexe, le titre, l'état civil, l'adresse, l'état civil, l'adresse, le pays de résidence, le numéro de téléphone/télécopie/mobile, l'adresse électronique, la date et le lieu de naissance, le pays de naissance;
- données relatives au parcours académique (examens passés, notes, etc.)
- données relatives à la mobilité des étudiants (par exemple appartenance au programme Erasmus ou à d'autres échanges internationaux, notes obtenues aux examens passés à l'étranger)
- les informations contenues dans la demande de participation à toute procédure de sélection gérées par l'université (par exemple, bourses d'études, collaborations, etc.)
- les données relatives aux revenus (par exemple, ISEE) et les coordonnées bancaires (par exemple, IBAN).
En outre, pour les finalités de traitement indiquées ci-dessus, les données peuvent être collectées et traitées sous réserve de l'identification d'une base juridique appropriée ou à la demande de la personne concernée, des "catégories particulières" de données à caractère personnel (ex "données sensibles") conformément à l'article 9 de la directive européenne sur la protection des données concernant:
- l'origine raciale/ethnique (dans les cas où les concernés sont des citoyens de pays tiers ou ont l'intention d'obtenir le statut de réfugié);
- l'état de santé (par exemple, concernant les handicapés ou les étudiantes enceintes ; concernant le recours au conseil et à l'assistance psychologique ; concernant l'accès aux avantages tels que, par exemple une réduction possible des frais universitaires, réservés à certaines catégories d'étudiants) ;
- l'orientation et la vie sexuelles (par exemple pour rectification éventuelle de l'attribution du sexe et la gestion de la carrière des alias) ;
- les données judiciaires (par exemple, dans le cas d'utilisateurs et/ou d'étudiants en détention, relatives aux condamnations pénales, à la commission d'infractions, l'octroi de mesures de sécurité ou d'autres mesures restrictives de la liberté personnelle).
Les données à caractère personnel seront traitées dans la mesure strictement nécessaire aux fins indiquées ci-dessus.
Période de conservation
Quelle est la durée de conservation des données personnelles?
L'Université traitera les données à caractère personnel pendant le temps strictement nécessaire à la poursuite des finalités susmentionnées, conformément au plan de stockage de l'Université, sans préjudice sous réserve de toutes conditions de conservation prévues par des règles de droit légales ou réglementaires.
Les données personnelles concernant la carrière universitaire de l'étudiant seront conservées pour une durée indéterminée conformément aux obligations d'archivage imposées par la réglementation en vigueur.
Bénéficiaires
A qui vos données personnelles peuvent-elles être communiquées ?
Les données à caractère personnel sont traitées aux fins susmentionnées par le personnel de l'université dûment mandaté et uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs tâches respectives. Il s'agit, par exemple, des professeurs et de leurs collaborateurs, des employés et des collaborateurs affectés aux services compétents de l'Université, des sujets externes qui exercent des activités pour le compte de l'Université.
En outre, l'Université a recours à l'appui de fournisseurs externes pour la fourniture de services spécifiques nécessaires à la réalisation de ses activités institutionnelles. Ces sujets sont désignés par l'Université en tant que responsables du traitement des données et n'ont accès qu'aux données nécessaires et indispensables à la fourniture du service demandé, conformément aux obligations qui leur sont imposées par la législation en vigueur et par les dispositions contractuelles mises en place par l'Université pour garantir la protection des données à caractère personnel.
En particulier, ils traitent les données à ce titre :
- les fournisseurs de services et/ou de produits informatiques (par exemple, des systèmes pour la gestion de la carrière des étudiants : en particulier CINECA ; fourniture de services de courrier électronique et d'informatique en nuage et d'apprentissage à distance avec Microsoft Teams/Office 365)
- les prestataires de services technico-administratifs
- les prestataires de services d'assurance
- les consultants et les professionnels tiers (par exemple, avocats, comptables).
- Les données à caractère personnel peuvent être communiquées à des consortiums interuniversitaires (par exemple, AlmaLaurea) et, à la demande de l'étudiant, à d'autres entreprises collaborant avec l'Université pour faciliter l'entrée dans le monde du travail et des professions, conformément à l'article 96 du décret législatif n° 196 du 30 juin 2003, n° 196.
En outre, l'université peut communiquer les données personnelles traitées à d'autres administrations publiques, si elles doivent les traiter dans le cadre d'une procédure relevant de sa compétence institutionnelle, ainsi qu'à toutes les entités publiques ou privées auxquelles, en présence des conditions, la communication est obligatoirement prévue par des dispositions légales ou réglementaires. Parmi ces sujets figurent, à titre d’exemple :
- les entités publiques qui gèrent les subventions qui favorisent les études et la recherche, les services pour le droit à l'étude ;
- les entités publiques ayant pour objet l'aide à l'intégration dans le monde du travail ;
- des tiers lorsque l'étudiant est appelé à effectuer des stages, des internats ou d'autres activités de placement ;
- les administrations de l'État, telles que le ministère de l’Université et de la Recherche, le ministère des affaires étrangères, le ministère du travail, l'Agence du revenu, le ministère public, le siège de la préfecture de police, les ambassades, les bureaux des procureurs, les pénitentiaires;
- les autorités judiciaires, les forces de police, d'information et de sécurité;
- les organismes publics non économiques, comme l'INAIL et les organismes de sécurité sociale;
- les entreprises ou consortiums dans lesquels l'université participe ;
- les administrations territoriales, telles que la Région, les municipalités, l'Autorité régionale pour le droit à l'éducation et à la connaissance, les Centres pour l'emploi ;
- les universités italiennes et étrangères engagées dans des formations conjointes ;
- les associations, par exemple la Conférence des recteurs des universités italiennes (CRUI) ;
- les autorités sanitaires locales;
- les promoteurs et financeurs de prix, de bourses d'études et de recherche.
En dehors des cas susmentionnés, les données à caractère personnel ne sont en aucun cas et pour quelque raison que ce soit, communiquées ou divulguées à des tiers.
DROITS EXERÇABLES
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Accès à vos données personnelles - Art. 15 GDPR
Rectification de vos données personnelles - Art. 16 GDPR
Suppression de vos données personnelles - Art. 17 GDPR
Limitation du traitement de vos données personnelles - Art. 18 GDPR
Portabilité des données à caractère personnel - Art. 20 GDPR
Objection au traitement de vos données à caractère personnel - Art. 21 GDPR
Droit d'être informé de la violation de vos données personnelles - Art. 34 GDPR
Droit de déposer une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection des données - article 77 GDPR.
Il est possible de déposer des plaintes auprès du garant pour la protection des données personnelles - Piazza di Montecitorio n.121 - 00186 ROMA - fax : (+39) 06.696773785 - téléphone : (+39) 06.696771 - Email: garante@gpdp.it - PEC: protocollo@pec.gpdp.it
Coordonnées pour l'exercice des droits
Qui devez-vous contacter pour exercer vos droits ?
42 LawFirm S.r.l Società tra Avvocati
Courriel: rpd@univda.it
Prise de décision automatisée - Profilage
Vos données à caractère personnel ne feront pas l'objet d'une diffusion, ni d'un processus de prise de décision automatisée, y compris le profilage.
Transfert de données vers des pays tiers
Vos données personnelles seront-elles transférées vers d'autres pays ?
Les données personnelles peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l'UE.
Dans ce cas, le responsable du traitement des données garantit que le transfert des données sera effectué conformément aux dispositions légales applicables.
Dans certains cas (par exemple, programmes ERASMUS, stages de formation ou job placement auprès d'organisations ou d'entreprises situées dans des pays non-membres de l'UE), les données à caractère personnel peuvent être transférées vers des pays non membres de l'UE. Dans ce cas, le responsable du raitement s'assure que les transferts vers des pays pour lesquels il existe une décision d'adéquation de la Commission européenne (article 45 et considérant 103 du GDPR) ou qui offrent les garanties adéquates indiquées à l'article 46 du GDPR (voir également le considérant 108).
Mise à disposition des données
Êtes-vous obligé de mettre à disposition vos données personnelles ?
La mise à disposition de données est obligatoire pour la participation à des initiatives d'orientation et pour l'inscription à des cours d'études, pour des activités d'enseignement et d'administration liées à la position de l'étudiant/utilisateur et pour se conformer aux obligations de la loi. La mise à disposition de données relatives à la situation des revenus n'est nécessaire qu'à des fins de prestations financières ; l'Université vérifiera la valeur de l'ISEE-U communiquée par vous directement à partir de la base de données de l'INPS, en l'application du décret de la Présidence du Conseil des ministres n° 159 du 5 décembre 2013.
La mise à disposition de données à caractère personnel aux fins énoncées au point 2, lettres a) b) c) est facultative, mais le défaut de communication empêchera l'accès à la jouissance des activités, des avantages et des services liés.
Source des données
D'où proviennent vos données ?
Les données personnelles sont soit fournies directement par la personne concernée, soit acquises auprès d'autres bases de données publiques à des fins institutionnelles ou conformément à la loi.
